CocoonX tiene insieme le due metà di una società sportiva: da una parte squadre, rose, convocazioni e comunicazioni ai ragazzi e alle famiglie; dall'altra il materiale, le scadenze e gli sponsor. Si usa dal browser e dal telefono, e ogni società ha i propri dati in un archivio separato dagli altri.
Le prime tre riguardano le persone: chi gioca, chi allena, chi deve sapere. Le altre tre riguardano le cose: cosa c'è in magazzino, cosa scade, chi sostiene la società. Gli avvisi attraversano entrambe e arrivano sul telefono anche ad app chiusa.
Stagioni, categorie e squadre, con la rosa di ogni squadra e lo staff che la segue. I ragazzi si collegano ai genitori, così un tutore vede il proprio figlio anche se cambia squadra. La rosa si può importare dal file della federazione invece di riscriverla a mano.
Le comunicazioni della società e quelle della singola squadra, con allegati, scritte da chi ha la facoltà di farlo. Restano in un posto solo e raggiungono chi le deve leggere, invece di disperdersi fra gruppi di messaggi e catene di email.
Il mister sceglie i convocati, indica ritrovo e luogo, e ottiene il foglio in PDF con lo stemma della società. Ragazzi e tutori accettano o rifiutano dal telefono, e chi rifiuta lo fa sapere subito — senza che qualcuno debba rincorrere le risposte.
Prodotti organizzati per categoria e marca, distribuiti su uno o più magazzini. Ogni carico e ogni scarico resta registrato, così le giacenze non sono una stima ma il risultato di quello che è successo.
Certificati, assicurazioni, contratti, forniture: si annota la data e l'app avvisa per tempo, invece di lasciare che sia qualcuno a doversene ricordare.
Le anagrafiche degli sponsor della società, con i loro dati, tenute insieme al resto invece che sparse fra email e cartelle personali.
CocoonX è un'applicazione web che gira anche come app per Android e iOS. Non c'è niente da installare su un computer della società e non ci sono file da tenere allineati fra una persona e l'altra: chi ha accesso vede sempre la stessa situazione aggiornata.
Ogni persona ha il proprio accesso, con i permessi decisi da chi amministra la società. Nessuna credenziale condivisa che gira nel gruppo.
Ogni società raggiunge il gestionale al proprio indirizzo, con la propria grafica e il proprio logo.
Il software viene aggiornato centralmente: non c'è una versione da installare né un momento in cui la società resta indietro.
Quando il mister pubblica una convocazione, l'avviso arriva ai ragazzi e ai tutori anche ad app chiusa. Si accetta o si rifiuta da lì, e il mister vede le risposte man mano che arrivano — senza rincorrere nessuno.
Il modo in cui i dati sono tenuti non è un dettaglio tecnico: è la differenza fra un servizio di cui fidarsi e uno di cui sperare bene.
I dati di ogni cliente stanno in un database separato, non in tabelle condivise.
L'infrastruttura è ospitata nell'Unione Europea, non fuori.
Copie di sicurezza quotidiane, cifrate prima di lasciare il server.
I dati sono della società che li inserisce. Non vengono ceduti né usati per altro.